Desde o início de março, a Secretaria de Estado da Educação do Paraná (Seed-PR) já processou mais de 5,5 milhões de páginas por meio do projeto Memória Digital da Educação, uma das maiores iniciativas de digitalização documental da educação pública brasileira. A ação prevê a conversão de aproximadamente 50 milhões de páginas de documentos físicos em formato digital e já alcança mais de 11% do volume previsto.

Nesta etapa, são digitalizados documentos do acervo de departamentos e núcleos da Secretaria e do Instituto Paranaense de Desenvolvimento Educacional (Fundepar). O objetivo é modernizar a gestão documental, ampliar a segurança da informação e otimizar o acesso a registros administrativos e pedagógicos, reduzindo a dependência de arquivos físicos e promovendo maior eficiência institucional.

Entre os materiais já processados estão relatórios finais, microfilmes (rolos e jaquetas) e livros de resolução, que passam por tratamento técnico para preservação e armazenamento digital.

O diretor-geral da Seed-PR, João Luiz Giona Júnior, destaca que a iniciativa representa um marco na transformação digital da rede estadual e reforça a dimensão inédita do projeto no país. “O projeto é a maior iniciativa de digitalização de acervo que temos conhecimento no Paraná e uma referência também em nível nacional. Não temos registro de outro projeto na educação com esse volume documental e essa dimensão operacional”, afirma.

A chefe do Departamento de Normatização Escolar da Seed-PR, Telma Aparecida dos Santos Luzio, explica que o volume de documentos digitalizados reflete a eficiência operacional e o avanço contínuo das etapas previstas. “O percentual de execução segue em evolução constante, demonstrando aderência ao planejamento e indicando um avanço sólido rumo às metas estabelecidas”, destaca.

A operação mobiliza 45 profissionais e utiliza 11 equipamentos dedicados à digitalização e tratamento dos documentos. A estrutura foi organizada para garantir produtividade, segurança das informações e rastreabilidade dos materiais processados.

DESCARTE CORRETO – Paralelamente à digitalização, mais de 80 milhões de documentos devem passar pela fragmentação e descarte adequado. A frente já registra cerca de 8% de execução, mantendo equilíbrio com o avanço da digitalização. Já foram mais de 6 milhões de documentos encaminhados para a trituração, dentro das etapas de organização, descarte seguro e adequação dos acervos físicos.

“São documentos com baixo valor institucional, como contas de energia, telefonia e materiais duplicados, que passam por triagem e destinação correta dentro do processo de gestão documental”, complementa Telma.

Ela explica que o projeto avança gradualmente para os Núcleos Regionais de Educação e unidades escolares, especialmente nas etapas de recolhimento, triagem e trituração dos materiais previamente selecionados para descarte.

Telma conta ainda que a expectativa é ampliar progressivamente o volume de documentos recolhidos nas escolas estaduais ao longo das próximas etapas do projeto, acompanhando a expansão das frentes de digitalização e gestão documental.

As próximas fases preveem a ampliação do volume de digitalização e o avanço do recolhimento de materiais passíveis de descarte junto às instituições de ensino da rede estadual. A expectativa é de continuidade do crescimento das entregas e consolidação da transformação digital da gestão documental da Seed-PR.

“A iniciativa também deve contribuir para a liberação de espaços físicos nas unidades escolares, permitindo melhor utilização das estruturas para fins pedagógicos e administrativos”, destaca Telma.

MEMÓRIA DIGITAL – A iniciativa integra o Programa Educação para o Futuro do Estado do Paraná (PEFEP) e conta com financiamento parcial do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID). O objetivo é modernizar a gestão documental da Seed-PR, ampliar a segurança das informações e facilitar o acesso aos registros acadêmicos e administrativos da rede estadual.

A estruturação do projeto ocorreu ao longo dos últimos dois anos, com levantamento técnico do acervo e organização prévia da documentação. Em 2025, as escolas estaduais participaram da etapa de triagem dos materiais, separando documentos com valor de preservação daqueles passíveis de descarte, evitando a digitalização de registros duplicados ou sem relevância arquivística.

A operação de digitalização é executada por empresa especializada em gestão da informação e transformação digital. Além da conversão de documentos físicos, a iniciativa também contempla o tratamento de registros audiovisuais e imagens históricas, ampliando o acervo digital da Secretaria da Educação.